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Serviciudad E.S.P. |
Código CIFO -01 |
Versión 04 |
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CONTROL
Y SEGUIMIENTO |
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Mapa de Riesgos de Corrupción |
Página 1 de 1 |
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ANÁLISIS DEL CONTEXTO |
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VALORACIÓN
DEL RIESGO |
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DISEÑO DEL
CONTROL |
TIPO DE
CONTROL |
EVALUACION DEL DISEÑO DEL CONTROL |
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EVALUACION
DE LA EJECUCION DEL CONTROL |
SOLIDEZ |
DISMINUCIÓN
DE PROBABILIDAD E IMPACTO |
RIESGO
RESIDUAL |
PLAN
DE ACCIÓN |
SEGUIMIENTOS
Y MONITOREO LIDER PROCESO |
| No |
Área/ Proceso |
Descripción del Riesgo |
Tipología de Riesgos |
CONTEXTO
EXTERNO |
CONTEXTO DEL PROCESO |
CONTEXTO INTERNO |
CAUSA(S) |
CONSECUENCIA |
Probabilidad |
Impacto |
ZONA DEL RIESGO INHERENTE |
TRATAMIENTO DEL RIESGO |
DEFINICIÓN DEL(LOS) CONTROL(ES) |
RESPONSABLE DEL CONTROL |
PERIODICIDAD |
PROPÓSITO |
CÓMO SE REALIZA |
QUÉ PASA
CON LAS OBSERVACIONES Y DESVIACIONES |
EVIDENCIA |
CONTROLES |
RESPONSABLE |
CALIFICACION |
SEGREGACIÓN
DE FUNCIONES Y AUTORIDAD DEL RESPONSABLE |
CALIFICACION |
PERIODICIDAD |
CALIFICACION |
PROPÓSITO |
CALIFICACION |
LA ACTIVIDAD DEL CONTROL |
CALIFICACION |
OBSERVACIONES
O DESVIACIONES DEL CONTROL |
CALIFICACION |
EVIDENCIA
DE LA EJECUCIÓN DEL CONTROL |
CALIFICACIÓN |
TOTAL |
PESO EVALUACIÓN INDIVIDUAL DEL DISEÑO [1] |
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RESULTADO- PESO DE LA EJECUCIÓN DEL
CONTROL |
SOLIDEZ
INDIVIDUAL DE CADA CONTROL |
SOLIDEZ DEL
CONJUNTO DE CONTROLES |
CONTROLES
AYUDAN A DISMINUIR LA PROBABILIDAD |
CONTROLES
AYUDAN A DISMINUR EL IMPACTO |
PROBABILIDAD |
IMPACTO |
ZONA
DEL RIESGO RESIDUAL |
SEGÚN
LA CALIFICACIÓN DE LA SOLIDEZ DE CONTROLES SE REQUIERE ESTABLECER UN PLAN DE
ACCIÓN? SI O NO |
OTRAS
ACCIONES ADICIONALES PARA EVITAR EL RIESGO |
1T |
2T |
3T |
4T |
DESCRIPCION
DEL SEGUIMIENTO |
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ACCIÓN |
RESPONSABLE |
FECHA
DE CUMPLIMIENTO |
| 1 |
GESTIÓN
JURÍDICA |
Posibilidad
de favorecer a terceros en procesos contractuales |
R.
de Corrupción |
Legales
y Reglamentarios |
Responsables
del Proceso |
Personal |
Concentración
de la información en pocas personas/ manipulación y adulteración de la
información / Influencia Política/
Contratación directa |
Inicio
de procesos penales: Interés indebido en la celebración de contratos, Tráfico
de influencias, Cohecho, celebración de contratos sin cumplimiento de
requisito, falsedad en documento público, peculado por apropiación, peculado
por apropiación en interés de terceros, interés indebido en la celebración de
contratos |
1 |
4 |
ALTA |
Reducir
el Riego |
Verificación
del cumplimiento del proceso
precontractual garantizando los respectivos requerimientos legales |
Secretario
General |
Permanente |
Garantizar
el cumplimiento de los requisitos legales de la contratación |
Acorde
a los lineamientos establecidos en el manual de contratación |
De
encontrarse inconsistencias con la verificación, dejar constancia por escrito
y aplicar correctivos |
Lista
de chequeo |
LEGALES |
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| 2 |
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO |
Posibilidad de
Tráfico de influencias (coacción sobre servidores públicos) |
R. de
Corrupción |
Políticos |
Responsables
del Proceso |
Personal |
Beneficios
personales, amiguismo/ Influencia política |
Nombramientos o contratos sin cumplimiento de requisitos.Personal sin
competencias necesarias para desarrollar adecuadamente sus funciones |
1 |
3 |
MODERADA |
Reducir el
Riego |
Realizar
seguimiento al cumplimiento de requisitos del manual de funciones y de
procedimiento de ascensos |
Secretario
General/ profesional de talento humano |
Cuando se
requiera |
Garantizar el
cumplimiento a cabalidad del manual de funciones. |
Acorde a los
lineamientos establecidos en el manual de funciones |
Al detectarse
observaciones se deberá requerir al responsable para que aplique los
correctivos necesarios |
Contratos de
personal legalizados |
LEGALES |
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| Posibilidad de alterar las novedades de nómina
en el sistema Orión |
R.
de Corrupción |
Legales
y Reglamentarios |
Responsables
del Proceso |
Tecnología |
Actuaciones
indebidas de alteración a la nomina para obtención de beneficios personales |
Detrimento
patrimonial por otorgamiento de beneficios de forma irregular.
Sanciones por incumplimiento de requisitos legales de las novedades de la
nómina |
1 |
3 |
MODERADA |
Reducir
el Riego |
*Revisión
previa a la aplicación de la nomina
*Control de novedades autorizadas por cada jefe de área
*Revisión de la aplicación del procedimiento de Nómina
*Revisión del cumplimiento del procedimiento horas extras y del instructivo de pago de incapacidades |
Subgerente
Administrativa y Financiera,
profesional de Talento Humano, y jefes de áreas |
Permanente |
Garantizar
una liquidación de nómina de acuerdo a los requisitos legales y
procedimientos internos| |
Auditoria
interna al sistema Orión al módulo de nómina a partir de un comparativo de
los valores liquidados con respecto a los factores legales aplicables. |
De
encontrarse inconsistencias con la verificación, dejar constancia por escrito
y aplicar correctivos. |
Vo.
Bo. Subgerente Admón. y Financiera y Gerente |
OPERATIVOS |
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| Omisión en la declaración de conflictos de
intereses (Funcionarios y contratistas) |
R.
de Corrupción |
Legales
y Reglamentarios |
Transversalidad |
Personal |
Ausencia
de los lineamientos establecidos para
el manejo de conflicto de interés, Favorecimiento propio o a familiares |
Nombramientos
o contratos con irregularidades
Actuaciones incorrectas o corruptas |
2 |
4 |
ALTA |
Reducir
el Riego |
*Establecer
el procedimiento interno para el
manejo y declaración de conflictos de intereses de conformidad con el
artículo 12 de la Ley 1437 de 2011.
*Capacitar el personal en conflictos de interés y trámite de los impedimentos y recusaciones
de acuerdo al artículo 12 de la Ley 1437 de 2011 |
Subgerente
Administrativa y Financiera,
Secretaria General Profesional de Talento Humano |
Permanente |
preservar
la independencia de criterio y el principio de equidad de la función pública. |
Verificación
del cumplimiento del procedimiento interno para el manejo y declaración del
conflicto de intereses |
De
encontrarse inconsistencias con la verificación, dejar constancia por escrito
y aplicar correctivos. |
Formatos
de declaración de conflictos de interés SIGEP 2 |
LEGALES |
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| 3 |
GESTION FINANCIERA |
Posibilidad de
manejos indebidos de los recursos financieros |
R. de
Corrupción |
Económicos y
Financieros |
Transversalidad |
Financieros |
*Falta de
ética y transparencia en el manejo de recursos financieros
*Selección inadecuada del personal
(verificación de antecedentes) |
Detrimento
patrimonial e investigaciones fiscales, disciplinarias y penales |
1 |
5 |
ALTA |
Reducir el
Riego |
Revisión
periódica de los estados financieros e indicadores de gestión financiera en
los de comité financiero y de gerencia. |
Comité
Financiero / Comité de control interno de
gestión |
Permanente |
Evitar
pérdidas económicas y sanciones pecuniarias para la empresa |
Se revisa la
información financiera en sus movimientos presupuestales, contables y
tesorales con el fin de verificar el adecuado manejo de los recursos |
De encontrarse
inconsistencias con la verificación, dejar constancia por escrito y aplicar
correctivos. |
Actas de
comité, estados financieros, registro movimientos, informes financieros. |
GESTION |
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| Posibilidad de alteración de la información
financiera |
R.
de Corrupción |
Económicos
y Financieros |
Responsables
del Proceso |
Financieros |
Falta
de competencia del personal
*Fallas en el software financiero que genere errores en procesamiento de
datos
*Probable intención del funcionario de alterar datos |
Detrimento
patrimonial e investigaciones fiscales, disciplinarias y penales |
2 |
4 |
ALTA |
Reducir
el Riego |
*Auditoria
a los sistemas de información financiera
*socialización al personal involucrado en el proceso sobre sanciones y
normatividad penal
*Convalidación cargue información al
software financiero |
Subgerente
Administrativo y Financiero/ Tesorero/ Jefe de presupuesto/ Contadora / |
Trimestral |
Evitar
pérdida de información financiera y pérdida económicas |
El
sistema permite llevar a cabo auditorias de los módulos financieros y
contables con el fin de analizar las posibles errores del sistema y proceder
a su corrección. |
De
encontrarse inconsistencias con la verificación, dejar constancia por escrito
y aplicar correctivos. |
Informe
de contratista de soporte de software financiero |
OPERATIVOS |
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| 4 |
GESTIÓN LOGÍSTICA |
Posibilidad de
pérdida de la información, documentos y registros
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R. de
Corrupción |
Legales y
Reglamentarios |
Transversalidad |
Procesos |
Deficiencia en
el manejo documental y de archivo |
Falsedad en
documentos Públicos, posibles demandas, procesos disciplinarios y/o
jurídicos, mala imagen institucional. |
1 |
3 |
MODERADA |
Reducir el
Riego |
*Custodia de
la documentación con empresa especializada
*Aplicación del PGD en cada uno de los procesos |
Supervisor de
contrato/ Responsables de procesos |
Permanente |
Garantizar el
archivo de la información bajo los
parámetros legales de la Ley General de Archivo |
Supervisión de
la adecuada ejecución del objeto contractual para la custodia del archivo
histórico de la empresa.
Seguimiento y control de la ejecución del PGD |
De encontrarse
inconsistencias con la verificación, dejar constancia por escrito y aplicar
correctivos. |
Actas de
ejecución de contrato/Auditorias al proceso de Archivo/TRD |
GESTION |
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| Posibilidad de Pérdida y/o deterioro de
elementos almacenados |
R.
de Corrupción |
Económicos
y Financieros |
Responsables
del Proceso |
Financieros |
Falta
de ética y transparencia en el manejo de recursos
Negligencia en la custodia de los
bienes
Falta de control de inventarios |
Detrimento
Patrimonial, Ineficiencia en los procesos para la prestación del servicio |
2 |
3 |
MODERADA |
Reducir
el Riego |
*Inventarios
periódicos de los bienes
*Auditorias al proceso de almacén
*Reuniones de comité de bajas
*Verificar que los solicitudes de bienes correspondan a lo necesario sin
excesos ni omisiones |
Almacenista/Responsables
de procesos |
Permanente |
Garantizar
el manejo y uso adecuado de los bienes almacenados en la empresa |
Mediante
tomas físicas del inventario de bienes y a través de comparativos en el
módulo de Almacén del sistema Orión |
De
encontrarse inconsistencias con la verificación, dejar constancia por escrito
y aplicar correctivos a través del comité de bajas |
Actas
de comité de bajas, informes de inventario, registro de movimientos modulo
almacén . |
OPERATIVOS |
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| Posibilidad de pérdida o deterioro de los
vehículos, maquinaria y equipos |
R.
de Corrupción |
Económicos
y Financieros |
Responsables
del Proceso |
Financieros |
Falta
de mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos, maquinarias y
equipos |
Detrimento
Patrimonial , Ineficiencia en los procesos para la prestación del servicio |
2 |
4 |
ALTA |
Reducir
el Riego |
Plan
de mantenimiento correctivo y preventivo para vehículos, maquinaria y
equipos. |
Subgerencia
Administrativa y Financiera Responsables de procesos |
Permanente |
Garantizar
el adecuado funcionamiento de los vehículos, maquinaria y equipos |
Mediante
la ejecución de los planes de mantenimiento , preventivo y correctivo de los
vehículos, maquinaria y equipo |
De
encontrarse inconsistencias con la verificación, dejar constancia por escrito
y aplicar correctivos. |
Registro
de los mantenimientos correctivos y preventivos |
OPERATIVOS |
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| 5 |
GESTION COMERCIAL |
Posibilidad de alteración en el sistema de información
comercial. |
R.
de Corrupción |
Tecnológico |
Responsables
del Proceso |
Tecnología |
Manipulación,
adulteración y uso inapropiado de la información con intereses dolosos
Falta de seguridad en los sistemas de información |
Detrimento
patrimonial Alteración, eliminación,
retención de los datos de la información que se genera, procesa y
almacena en el sistema de información comercial
|
2 |
4 |
ALTA |
Reducir
el Riego |
*Auditorias
periódicas a la base de datos del Sistema de Información comercial
SICESP.
*Revisión periódica del manejo de claves asignadas a personal del área
comercial para ingreso al SICESP
*Copias de seguridad a la base de datos del sistema SICEPS |
Subgerencia
Comercial y de mercadeo/ TIC |
Permanente |
Evitar
la perdida y adulteración de la información del sistema comercial y
garantizar la transparencia en los datos del sistema. |
Ejecución
de auditoria al sistema comercial, y realización de las copias de
seguridad |
De
encontrarse inconsistencias con la verificación, dejar constancia por escrito
y aplicar correctivos. |
Informe
de auditoria ,Archivos en medio magnético de las copias de seguridad |
OPERATIVOS |
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| Posibilidad de recibir o solicitar cualquier
dadiva o beneficio a nombre propio o de terceros relacionados con las funciones propias del área comercial. |
R.
de Corrupción |
Legales
y Reglamentarios |
Responsables
del Proceso |
Personal |
Falta
de ética y transparencia del personal frente a sus funciones.
Manipulación o alteración de la
información consignada en las actas de
visita |
Pérdida
de credibilidad y de confianza en la entidad.
Investigaciones disciplinarias, penales, fiscales y civiles.
Detrimento patrimonial |
3 |
4 |
EXTREMA |
Reducir
el Riego |
*Socialización
del código de integridad
*Socialización y aplicación del reglamento interno de trabajo
*Aplicación de medidas sancionatorias
y disciplinarias en caso de requerirse. |
Subgerencia
Comercial y de mercadeo/Talento Humano/ Supervisor/Control interno
Disciplinario |
Permanente |
Garantizar
el cumplimiento de los procesos y funciones y la normatividad aplicable |
Capacitaciones
y control de la ejecución de los proceso a través de supervisión y
auditorias.
Seguimiento a los llamados de atención de los supervisores y jefes de
área |
De
encontrarse inconsistencias con la verificación, dejar constancia por escrito
y aplicar correctivos. |
Informes
de procesos disciplinarios . Registro de capacitaciones |
LEGALES |
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| 6 |
CONTROL
Y SEGUIMIENTO |
Posibilidad
de recibir o solicitar cualquier dadiva a nombre propio o de terceros por
alteración de informes de auditoria con intención de beneficiar un tercero. |
R.
de Corrupción |
Legales
y Reglamentarios |
Responsables
del Proceso |
Personal |
Falta
de ética, transparencia y competencia
del personal responsable de llevar a cabo el proceso de auditorias al
interior de la empresa |
Presentación
de información errónea Sanciones disciplinarias/penales/fiscales. |
2 |
3 |
MODERADA |
Reducir
el Riego |
*Elaboración
de auditorias bajo los lineamientos del Manual de auditorias de control
interno
*Socialización de informes de auditorias con sus respectivas evidencias
*Capacitaciones Código de ética e integridad, normas legales y código disciplinario |
Asesor
de control interno de gestión/Talento Humano/ Director de Control interno
disciplinario |
Permanente |
Garantizar
el cumplimiento del manual de auditoria interno y normas aplicables del
control interno de gestión |
Socialización
de informes de auditoria con jefes de
área y Gerencia
Presentación de informes a los entes de control |
De
encontrarse inconsistencias con la verificación, dejar constancia por escrito
y aplicar correctivos. |
Informes
de auditorias |
LEGALES |
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| Elaboró |
Luz
Andrea Alvarez Botero -Profesional Especializado de Calidad |
Firma |
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| Revisó |
Diana
Carolina Herrera Castaño - Subgerente
de Planeación |
Firma |
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| Aprobó |
John
Jairo Gómez Castaño - Gerente |
Firma |
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| Fecha de Publicación: 30 de Enero
de 2024 |
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